L’intelligence artificielle est-elle le nouveau bras droit du manager ?

Prise de décision, communication, recrutement, développement des compétences… Quel impact l’intelligence artificielle a-t-elle en management ?

Apanage des informaticiens et des chercheurs ces dernières décennies, l’Intelligence Artificielle s’est imposée récemment dans notre quotidien.

Aujourd’hui, elle est présente partout : dans nos smartphones, nos ordinateurs, dans les publicités, dans nos voitures, dans les secteurs de l’industrie, comme du commerce, des banques et assurance, de la santé, des différents services publics…

La question se pose dès lors : colonisant des pans entiers de l’économie à travers le monde, quelles relations l’IA peut-elle entretenir avec les managers et que peut-elle leur apporter concrètement dès maintenant ?

Voici l’ambition de ce nouvel article : donner des exemples, dans la vie réelle, de la façon dont les managers peuvent utiliser l’IA avec profit, mais aussi donner des « tips » pour que l’IA exécute au mieux ce qu’ils lui demandent tout en restant vigilants sur les biais, les limites et les risques de cet outil puissant.

Avant de nous focaliser sur le management, parlons un peu d’histoire, avec quelques définitions et chiffres pour que nous parlions tous de la même chose.

Naissance et définitions de l’intelligence artificielle

L’histoire de l’IA en quelques dates

Née aux Etats-Unis à la fin des années 50 des travaux du mathématicien John McCarthy et du scientifique Marvin Lee Minski, l’Intelligence Artificielle – IA (AI en anglais pour Artificial Intelligence) a pour but de résoudre des problèmes logiques ou algorithmiques complexes.

Elle a progressé au cours des décennies mais par la suite, les systèmes experts, très en vogue dans les années 80, se sont un peu essoufflés du fait de la limitation de la puissance de calcul des ordinateurs.

Dans les années 2000-2010, les nouvelles infrastructures ont permis des avancées considérables. Deepmind et OpenAI, détenues pour l’une par Google et l’autre en partie par Microsoft, en sont aujourd’hui les vitrines les plus connues.

À partir de 2022, les programmes générant des conversations ou des images se sont popularisés avec une nette accélération depuis 2023, où images, textes et sons ont été traités ensemble (Gemini, GPT… fonctionnent avec une IA générative).

C’est ainsi que l’utilisation de l’intelligence artificielle en entreprise se généralise depuis ces dernières années.

L’avenir de l’être humain qui serait – sera – supplanté par une super intelligence générale, aux alentours de 2060, dépassant les esprits les plus brillants en termes d’apprentissage et de mémoire génère aujourd’hui de plus en plus d’inquiétude. Mais de quoi parle-t-on exactement ?

Définir l’Intelligence Artificielle

Dans le langage commun, elle couvre des opérations imitant ou remplaçant l’être humain dans certaines de ses fonctions cognitives. Ainsi, l’IA illustre la capacité des machines à réaliser des opérations habituellement considérées dans le domaine de l’intelligence humaine comme la capacité à apprendre, à raisonner, à résoudre des problèmes, à percevoir ce qui l’entoure et à prendre des décisions.

Une définition permettant de clarifier les différentes tâches réalisées par l’IA et proposée en 2020 par le professeur Jack Copeland fait référence à cinq catégories de tâches :

• L’apprentissage généralisé : l’IA apprend de données diverses, en extrait des modèles et les applique à de nouvelles situations.
• Le raisonnement : l’IA aboutit à des conclusions grâce à l’exploitation des données et permet ainsi de faire des prédictions qui aident à la décision.
• La résolution de problèmes : grâce à son raisonnement, l’IA permet de trouver les solutions optimales.
• La perception : l’IA peut reconnaître son environnement et interagir avec lui (comme dans la navigation autonome ou la robotique pointue).
• La compréhension du langage : grâce au traitement du langage naturel (NLP), la linguistique -combinée à la modélisation statistique, au machine learning et à l’apprentissage- permet aux appareils d’interagir avec l’utilisateur. L’IA sait ainsi décortiquer et produire du langage.

Nombreux sont les articles -y compris très pointus- qui permettent d’aller plus loin dans la compréhension de la façon dont l’IA fait appel aux différents modes d’apprentissages, logiques et méthodes probabilistes, et nous ne prétendrons aucunement aller plus loin dans la vulgarisation.

En revanche, il nous paraît intéressant de faire un point sur la place qu’occupe actuellement l’IA dans le monde du travail et dans les entreprises, avant de voir ses répercussions sur notre sujet de prédilection : les managers et le management des équipes.

L’intelligence artificielle dans le monde du travail

Une présence dans (presque) tous les domaines

Aujourd’hui, l’IA est présente dans pratiquement tous les secteurs d’activité :

• Dans le domaine de l’industrie, l’IA va au-delà de l’automatisation et la robotisation. Elle permet d’anticiper les tendances du marché et d’optimiser le design des pièces, les plannings de production, l’approvisionnement en matière, les stocks et les transports.
• Dans le tertiaire, les tâches administratives sont largement automatisées et la gestion des risques dans les banques et assurances permet également d’anticiper les fluctuations et d’adapter les tarifs.
• Le militaire (guidage, pilotage, renseignement), la médecine (aide au diagnostic…), mais aussi la création (art, musique, journalisme) se familiarisent avec l’IA par le biais de ChatGPT, Gemini, DALL.E, Yiaho, Sora, Maia, etc. pour créer une image, une vidéo, générer un morceau de musique, écrire un texte etc.

Autant dire, rares sont les managers qui évoluent dans un secteur d’activité vierge de toute présence de l’intelligence artificielle…

L’IA influence la façon d’exercer de nombreux métiers

D’après l’Organisation Internationale du Travail, 13% des emplois dans le monde pourraient être directement transformés par l’IA, et 2,5% automatisés :

• L’automatisation concerne certains emplois administratifs via les bots (logiciels qui exécutent des tâches automatisées, répétitives et prédéfinies).
• La transformation des métiers concerne aussi les professions intellectuelles, avec la possibilité de faire réaliser une partie des tâches et de se concentrer sur des missions plus complexes.

On le voit, il paraît difficile pour tout un chacun de s‘affranchir de l’IA et a fortiori, pour le manager, l’enjeu est double :

• l’IA le touche directement dans son quotidien et nous allons voir maintenant comment il peut concrètement s’en faire une alliée ;
• il lui faudra dans le même temps aider ses équipes à vivre ce changement, à adapter leurs compétences et pratiques aux nouveaux enjeux, avec toutes les craintes et les résistances que cela peut supposer. Un vrai processus de conduite du changement !

Les impacts positifs de l’intelligence artificielle en management

Les impacts positifs de l’intelligence artificielle sur le métier du manager sont multiples :

• Gain de temps
• Appui à la prise de décision
• Aide dans le partage d’informations et la communication

L’IA permet aux managers de gagner du temps

On l’a dit, l’IA, en automatisant les missions à faible valeur ajoutée, permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et au management de son équipe. Un exemple courant : la gestion des notes de frais ou du reporting peut être automatisée. Finis les tableaux Excel tous différents les uns des autres, à remplir à la main ! Cela libère plus de temps pour penser stratégie et passer du temps avec ses équipes ou ses clients sur le terrain.

L’IA l’aide à prendre des décisions

Par sa capacité à traiter rapidement un nombre très important de données (enquêtes consommateurs, tendances du marché, veille concurrentielle…) l’IA joue un rôle d’analyste. Charge ensuite au manager de s’appuyer sur ces études pour prendre des décisions éclairées… sans pour autant renoncer à son expérience et/ou son intuition, son libre-arbitre.

L’IA permet aux managers de partager facilement l’information

À partir de quelques instructions, l’IA permet de structurer le plan d’une réunion, établir un compte-rendu, rédiger un email – sans faute d’orthographe ou prise de tête sur la mise en page 😊- et ce, en quelques minutes. Le manager doit évidemment fournir la matière de base… et, bien sûr, valider le résultat final. La délégation n’empêche pas le contrôle !

Les challenges qui attendent les managers

D’abord, apprivoiser eux-mêmes cette technologie

Si le manager est un “digital native” ou qu’il est simplement curieux en matière d’outils, la démarche sera simple. L’IA est déjà largement présente dans notre vie quotidienne : gestion de la reconnaissance vocale sur notre smartphone, assistants virtuels sur les sites marchands, recommandations sur Spotify ou Netflix, utilisation de GoogleMaps ou Waze pour préparer nos itinéraires…

Il suffit également de développer sa pratique en posant des questions à ChatGPT ou Gemini par exemple : les versions gratuites permettant de modifier des photos, faire des comptes rendus, créer un logo etc. sont légion.

Les formations en ligne ou MOOCs sont accessibles à tous et la plupart du temps gratuites. Vous pouvez même trouver une initiation à l’intelligence artificielle sur le site officiel du gouvernement.

Puis, accompagner les collaborateurs dans cette nouvelle révolution numérique

Cet accompagnement sera plus ou moins poussé en fonction du secteur d’activité et du métier, mais aussi en fonction de l’âge du collaborateur. Selon le Baromètre Konica Minolta de la sérénité numérique – édition 2023, les moins de 26 ans perçoivent la transition numérique en général et l’IA en particulier comme une opportunité à 100%, tandis que les plus de 60 ans y voient surtout, pour 57% d’entre eux, de la contrainte. Pourtant, nous le verrons juste après, l’intelligence artificielle peut être utile à tous les employés !

Au-delà du recours à la formation classique, les organisations auront à cœur de faciliter le reverse mentoring soit que le manager se pose lui-même en formateur, soit qu’il délègue à certaines jeunes ressources la formation des plus anciens qui en auraient besoin, à travers des ateliers spécialisés ou du coaching.

Libérer du temps pour ces apprentissages est essentiel, mais montrer aux collaborateurs les avantages qu’apporte l’IA dans le travail au quotidien l’est tout autant.

L’IA, assistant du manager à travers quelques exemples concrets

Recruter, fixer des objectifs, évaluer, motiver, développer les compétences… voici le cœur du métier des managers, quel que soit leur champ d’intervention.

On l’a vu précédemment, les tâches de reporting, les analyses conduisant à une prise de décision, la rédaction d’agendas de réunions, de comptes-rendus, l’élaboration de synthèses ou de pitchs sont toutes des activités où l’intelligence artificielle prend avec talent une place grandissante.

Alors qu’en est-il des activités plus directement liées au management des équipes ? L’intelligence artificielle fait-elle vraiment gagner le manager en performance ?

En matière de recrutement

Selon l’étude Hellowork sur l’usage de l’IA générative par les candidats et recruteurs, 74% des recruteurs l’ont utilisé en 2024 pour chercher de nouveaux talents :

• 75% pour rédiger une offre d’emploi,
• 59% pour rédiger un message d’approche,
• 51% pour créer des posts sur les réseaux,
• 40% pour formuler des mails de refus de candidature,
• 28% pour préparer une liste de questions adaptées au poste à pourvoir.

Mais cela va plus loin : une étude de Research Gate de 2023 montre que les stratégies de recrutement basées sur l’IA telles que la sélection des CV, la mise en correspondance des candidats, les entretiens vidéo, les chabots, l’analyse prédictive, les évaluations en réalité virtuelle offrent des avantages réels pour les entreprises en matière d’efficacité et de qualité de recrutement !

Exemple 1 : Essayez, par exemple avec ChatGPT ou Copilot dans leur version gratuite : “Rédige-moi une annonce d’assistant(e) Administration des ventes dans la téléphonie”. Vous aurez en 2 secondes la mission, les activités, le profil etc. et n’aurez plus qu’à la customiser.

Exemple 2 : “Aidez-moi à écrire une liste de questions pour l’embauche d’un acheteur de matières premières”.

La réponse de Copilot donne une liste des questions générales (ex : Comment décririez-vous vos compétences en négociation ?) mais aussi techniques (ex : Comment évaluez-vous la qualité des matières premières que vous achetez ?), interpersonnelles (ex : Pouvez-vous nous donner un exemple où vous avez résolu un conflit avec un fournisseur ?), concernant la prise de décision (ex : Comment priorisez-vous les choix entre coût, qualité et délais de livraison ?), comportementales (ex : Comment gérez-vous le stress dans un environnement où les délais sont serrés et les décisions cruciales ?).

Une bonne source d’inspiration, non ?

Dans la définition des objectifs de vos collaborateurs

Établir des objectifs SMART n’est pas toujours simple, mais c’est la base de l’évaluation des performances.

Pour une situation décrite par exemple comme « J’ai un collaborateur, en charge de la paye, qui manque de diplomatie. Cela crée des tensions avec ses collègues et avec les salariés qui lui posent des questions. Quel objectif SMART lui fixer ?”. Vous aurez immédiatement des objectifs et sous-objectifs.

Exemple pour “Mesurable” : Réduire de 50% le nombre de plaintes ou de retours négatifs concernant les interactions avec le collaborateur sur une période de trois mois. Augmenter le score de satisfaction des collègues et des salariés, mesuré par des enquêtes avant et après la période de formation, visant un objectif de progression d’au moins 20%.

Et pour “Atteignable” : Programmer des sessions de feedback mensuelles avec un superviseur pour évaluer les progrès et ajuster le comportement avec le collaborateur si nécessaire.

On le voit, la réponse de ChatGPT est à adapter au contexte de l’entreprise, à retravailler. Mais elle offre un point de départ qui permet de se lancer dans l’objectivation des attendus.

Pour élaborer un feedback correctif

Exemple de prompt : Un collaborateur est négatif. Il dit souvent « ça ne marchera pas ». Quelle formulation adopter pour lui dire les choses ?

La réponse de Chat GPT propose une véritable mise en situation avec un scénario qui débute par un texte d’introduction, suivi d’un paragraphe qui permet d’exposer le problème, puis d’exprimer ses attentes et de proposer des solutions, d’écouter ensuite le point de vue du collaborateur pour à la fin conclure.

Le scénario proposé mérite certes d’être retravaillé et contextualisé mais peut vraiment aider un manager à passer à l’action grâce à ces propositions.

Pour élaborer un feedback correctif

Exemple de prompt : “Mon équipe d’informaticiens n’est pas participative en réunion. Il y a aussi des différences générationnelles qui provoquent des tensions. Quel “ice breaker” proposer dans ma prochaine réunion ? Quelque chose que l’équipe accepte sans réticences.”

S’en suivent 6 propositions d’exercices comme le “Two Truths and a Lie » (deux vérités et un mensonge), le « Tech Time Capsule » (capsule temporelle technologique), ou le « Quick Sketch » dont voici les consignes données par ChatGPT :

“Donnez à chacun une feuille de papier et un crayon. Mettez un minuteur de 1-2 minutes et demandez à tous de dessiner quelque chose en rapport avec un thème donné (par exemple, le futur de la technologie, leur bureau idéal, etc.). Ensuite, faites un tour de table rapide pour partager et discuter des dessins. Cela peut alléger l’atmosphère et encourager la créativité. Conseils pour la mise en œuvre :

• Présentez l’activité de manière positive : soulignez que l’objectif est de se détendre et de mieux se connaître dans un cadre informel.
• Soyez inclusif : assurez-vous que l’activité choisie est accessible à tous les membres de l’équipe, quel que soit leur âge ou leur expérience.
• Observation et ajustement : surveillez comment l’équipe réagit à l’ice breaker et soyez prêt à ajuster ou à changer de jeu si vous voyez que cela ne fonctionne pas comme prévu.”

Ces propositions sont une première source d’inspiration intéressantes quand on est à la recherche d’idées et que l’on a peu de temps…

Au-delà de ces divers exemples, des développements actuels de l’IA travaillent sur l’identification et la gestion des compétences, l’élaboration de parcours de formation, l’évaluation des performances, etc. C’est à suivre avec intérêt, mais également attention. Car il faut le rappeler, aussi performante qu’elle soit, l’IA est et doit rester un outil. Et comme tout outil, la façon de l’utiliser sera bénéfique pour tous… ou le sera moins.

Enjeux éthiques et compétences à développer pour un manager

Les limites à prendre en compte

S’agissant d’un outil qui traite de multiples données pour fournir des analyses et des aides à la décision, la protection des données est essentielle. L’encadrement de leur utilisation et l’anonymisation des documents doit faire l’objet d’une véritable vigilance.

Mises entre de mauvaises mains (cela s’est déjà vu dans des campagnes de désinformation au moment de certaines élections) ou tout simplement mal paramétrées, les analyses IA ne peuvent être prises comme argent comptant. Il convient à chacun, manager comme tout citoyen, de garder un esprit critique face aux affirmations et aux productions de l’IA.

Dans le même ordre d’idée, attention à la formulation des requêtes auprès de l’IA. Celle-ci peut entraîner des biais. L’IA peut vouloir “faire plaisir” à son requérant. Si vous lui demandez par exemple en quoi cette candidature correspond au poste proposé, n’oubliez pas de lui demander dans le même temps en quoi elle ne correspondrait pas si vous voulez une réponse équilibrée.

L’IA peut accélérer la fracture numérique. Elle crée de de nouveaux métiers et en fait disparaître d’autres. Les enjeux sociaux et sociétaux seront d’accompagner ces mutations, et notamment les personnes les plus vulnérables de l’entreprise.

D’un point de vue écologique, l’IA est consommatrice de ressources en électricité, en eau et a des impacts en empreinte carbone. Outre l’appel aux énergies renouvelables, la réglementation et la sensibilisation du grand public seront des éléments de régulation importants.

Les compétences à développer pour un manager

Dans les années qui viennent, la culture numérique des managers sera toujours à entretenir, voire à développer.

Mais elle ne remplacera pas le relationnel et le temps passé avec ses équipes. L’exemplarité, l’écoute, la confiance et l’accompagnement seront toujours les soft skills essentielles du responsable.

Enfin, et on l’a déjà cité mais c’est important : il faut savoir s’extraire d’un outil et ne jamais s’y enfermer. Face à une multitude d’analyses, de données et d’informations, garder une certaine hauteur de vue, faire appel à son sens critique et cultiver son libre arbitre feront de cet outil une aide réelle ou pas.

En conclusion : une nouvelle posture à adopter

Le manager augmenté n’est pas un super-héros connecté, mais un leader humain, curieux, adaptatif, capable de faire le tri dans les apports de l’intelligence artificielle pour mieux se concentrer sur ce qui fait la différence : le lien humain.

« L’IA n’a pas d’intuition ni de sensibilité. Le manager lui, si. » Et cela change tout.