En entreprise, les entretiens rythment une vie professionnelle. Qu’ils soient attendus ou redoutés, vus comme véritables leviers de motivation ou presque expédiés « parce qu’il faut le faire », il est important d’en comprendre les différences et les enjeux pour que ces moments d’échange entre salariés et managers soient productifs et… utiles aux deux parties !
Entretien professionnel et entretien annuel : quelles différences pour quels enjeux ?
Il n’est en effet pas toujours facile de se repérer dans les différentes appellations de ces entretiens, a fortiori si une culture d’entreprise internationale vient se greffer sur des pratiques initiées par la loi française, au risque de semer la confusion.
Repartons donc des fondamentaux de l’entretien professionnel et de l’entretien annuel pour en comprendre l’esprit et répondre à la réglementation à laquelle les entreprises doivent satisfaire.
L’entretien professionnel, une obligation légale au service de l’évolution professionnelle
L’entretien professionnel est, à moins d’un accord d’entreprise spécifique, le seul entretien à être obligatoire en France pour l’employeur. En effet, depuis la loi sur la formation professionnelle du 5 mars de 2014, tous les salariés doivent bénéficier d’un entretien professionnel au minimum tous les deux ans, avec un état des lieux (formation, mobilité, évolution) tous les 6 ans.
L’entretien professionnel a ainsi une dimension moyen et long terme. Le but est de faire un bilan sur le parcours professionnel du salarié, d’échanger sur ses aspirations, ses compétences et son évolution professionnelle. Cet entretien intègre les formations réalisées et souhaitées, les éventuels changements majeurs rencontrés (en termes d’outils, d’organisation etc.) et est un moment d’échange sur la carrière, les perspectives d’avenir. Il peut être réalisé n’importe quand dans l’année et donne lieu à un document partagé.
L’entretien annuel, la performance et les résultats au cœur des échanges
A la différence de l’entretien professionnel, l’entretien annuel, appelé aussi entretien d’évaluation ou entretien de performance est, comme son nom l’indique, axé sur les performances et résultats obtenus au regard des objectifs fixés sur l’année et sur les objectifs à venir. Il n’est pas obligatoire -sauf accord ou convention collective – et pour les personnes en convention de forfait.
Davantage orienté court terme, cet entretien a lieu au minimum une fois par an. Dans certaines entreprises et selon les métiers, il peut être semestriel voire trimestriel. Du fait de sa dimension d’évaluation et de mesure des résultats, les enjeux financiers pour le salarié peuvent être importants, notamment si l’atteinte des objectifs est corrélée à un montant de bonus ou de prime, et/ou si la performance influe sur un niveau d’augmentation salariale.
Une fois que l’on a compris ces différences et ces enjeux majeurs, rappelons-nous les principales bonnes pratiques à adopter lors de ces entretiens, qu’il soit de développement pour l’entretien professionnel, comme d’évaluation pour l’entretien annuel. En effet, au-delà de l’obligation légale ou de la mesure de la performance, il peut être un véritable outil de motivation et de développement pour le salarié comme pour le manager.
Une fois que l’on a compris ces différences et ces enjeux majeurs, rappelons-nous les principales bonnes pratiques à adopter lors de ces entretiens, qu’il soit de développement pour l’entretien professionnel, comme d’évaluation pour l’entretien annuel. En effet, au-delà de l’obligation légale ou de la mesure de la performance, il peut être un véritable outil de motivation et de développement pour le salarié comme pour le manager.
4 conseils pour réussir l’entretien professionnel comme l’entretien annuel
Voir 4 conseils extraits de notre formation sur l’entretien annuel, destinée aux managers à la recherche de rappel ou d’apprentissage des fondamentaux.
Bonne pratique #1 : préparez votre entretien.
Entre la théorie et la pratique, rappelons que la date de l’entretien ne doit pas être fixée pour le lendemain, entre deux réunions, voire annulée au dernier moment à la première urgence. Préparer l’entretien – par les deux parties – permet d’objectiver l’échange et d’en faire un moment privilégié quand le quotidien nous met trop souvent la tête dans le guidon.
L’entretien professionnel demande davantage de préparation par le salarié car c’est à lui d’exprimer ses souhaits de formation, d’évolution. Le manager écoute attentivement, stimule la réflexion et la prise de recul du collaborateur, commente si besoin, apporte des informations sur les dispositifs de formation. Il n’a pas à donner de réponse immédiate sur les souhaits exprimés.
Pour l’entretien d’évaluation, la préparation par le manager est aussi importante que celle du salarié car il a notamment à évaluer les performances au regard des objectifs fixés et à anticiper les attendus quant à l’année qui vient.
Dans certaines entreprises, on demande au salarié de préparer l’entretien annuel en s’auto-évaluant et de transmettre ces éléments de bilan au manager avant l’entretien. Cela permet à ce dernier d’anticiper les éventuels écarts de point de vue…
Bonne pratique #2 : appuyez-vous sur des feedback factuels…
Plus il y a eu de feedback, de points individuels dans l’année, plus la préparation et l’échange sont fluides et étayés. L’entretien professionnel comme l’entretien annuel ne doivent pas être un déversoir de non-dits ou de ressentiments mais la continuité et la synthèse de ce qui s’est déroulé dans la période évoquée. C’est ainsi qu’un manager peut constater la force du feedback, basé sur les faits objectifs, qu’il a donné et reçu de la part de l’équipe, tout au long de l’année. Ce feedback continu fait une vraie différence dans la conduite de l’entretien !
Bonne pratique #3 : écoutez (vraiment) ce que l’autre vous dit !
L’entretien professionnel comme l’entretien annuel sont des moments privilégiés pour les deux parties. Il en va de la qualité de la relation et, bien sûr, de l’engagement dans le poste, de l’allant dans le travail. Alors quoi que vous ressentiez, écoutez sans a priori ce que l’autre vous dit et ne réagissez pas à chaud. C’est le moment ou jamais de faire preuve d’assertivité, d’écoute, d’ouverture et d’empathie puisque des sujets que l’on ne prend pas le temps d’approfondir durant l’année peuvent être tranquillement (re)discutés dans un esprit constructif.
Bonne pratique #4 : ne négligez pas le compte-rendu de l’entretien…
Dans tous les cas, l’entretien donnera lieu à un document de synthèse. Si l’échange est important, la synthèse l’est tout autant. Pour les deux parties, c’est sur ces informations que s’appuiera le prochain entretien. Elles seront également essentielles pour que les ressources humaines puissent mettre en place des actions, jouer pleinement leur rôle, notamment dans la gestion des carrières.
Alors sur le fond, ne promettez que ce que vous pouvez tenir et sur la forme, soyez précis, synthétique et validez, avec le collaborateur, que le message clé, pour chaque point échangé, est clairement et fidèlement formulé.
Et en pratique ?
3 exemples de mélange des genres entre entretien professionnel et entretien annuel
Exemple #1 A l’occasion d’un entretien annuel
Le manager : « Ton dernier objectif est donc loin d’être atteint. Voyons comment faire mieux…[…] Et maintenant, parlons de tes souhaits d’évolution. »
Très important : d’un point de vue légal, l’entretien annuel doit être dissocié de l’entretien professionnel. On le comprend bien dans cet exemple : difficile de faire le point sur l’atteinte des résultats (entretien annuel de performance) et d’embrayer sur les aspirations à long terme (entretien professionnel) ! Si vous devez réaliser ces entretiens le même jour, resituez clairement l’objectif de chaque entretien pour limiter la confusion, le mélange des thématiques et rédigez deux synthèses distinctes.
Exemple #2 A l’occasion d’un entretien professionnel
Le collaborateur : « Je pense qu’une formation en anglais m’aiderait à être plus efficace lors des projets. Mais de toutes façons, ma rémunération n’est pas au niveau du marché. »
La formation est un thème commun à l’entretien professionnel et à l’entretien annuel : soit en tant que renforcement des compétences actuelles dans le poste et dans une logique d’employabilité (entretien annuel), soit en tant que moyen pour un développement futur (entretien professionnel).
En revanche, tout ce qui a trait à la rémunération ou aux conditions de travail est généralement du domaine de l’entretien annuel, pas de l’entretien professionnel. Dans certaines entreprises, des moments spécifiques sont prévus pour aborder les aspects salariaux. Le manager pourra le rappeler si nécessaire.
Exemple #3 A l’occasion d’un entretien professionnel
Le manager : « Tu me dis que tu veux partir à l’international. Je ne sais pas s’il y a des postes pour toi. Tu ferais mieux d’en parler aux RH ».
Certains managers se demandent si c’est à eux de réaliser un entretien professionnel. Outre le fait que ce sont eux qui connaissent le mieux leurs collaborateurs et qu’il serait certainement compliqué aux RH de réaliser l’intégralité des entretiens de l’entreprise, l’entretien professionnel est intéressant d’un point de vue managérial. Il ouvre le champ de la discussion sur un sujet de fond, permet de mieux comprendre les moteurs de chacun, donne des idées concrètes pour développer les membres de l’équipe. Pas de panique, le manager n’a pas à répondre, lors de l’entretien, sur la faisabilité de telle ou telle demande.
Il doit en revanche synthétiser objectivement les attentes sans prendre parti… et échanger avec les RH dans un second temps si une réponse précise est à donner. Il a aussi à rendre le collaborateur acteur de sa carrière, à l’encourager dans ses démarches d’évolution.
4 points à retenir sur les deux entretiens
En résumé :
- Quel que soit le poste occupé, l’ensemble du personnel de l’entreprise est concerné par les deux entretiens.
- L’entretien professionnel est le seul obligatoire entre les deux (sauf accord ou convention collective). Le salarié bénéficie au minimum tous les deux ans de ce point individuel sur son parcours et ses souhaits professionnels, notamment les formations qu’il aimerait suivre.
- L’entretien annuel, quant à lui, n’est pas obligatoire (sauf accord ou convention collective). Il est cependant très enrichissant car il permet de faire un bilan individuel des résultats obtenus par le salarié au regard des objectifs fixés sur la période et de ceux à venir.
- Pour les deux entretiens, la préparation est de mise : les deux parties prennent le temps de lister, en amont, les points à évoquer ainsi que des éléments factuels.
Entretien professionnel et entretien annuel sont donc l’occasion, pour les managers de jouer le vrai rôle pour lequel ils ont été nommés, à savoir engager dans les objectifs, accompagner, évaluer les performances et développer les compétences de leurs équipes. Alors à vos entretiens, prêt(e)s, managez !
Entraînez-vous !
Les formateurs du Gymnase vous donnent des pistes pour vos entretiens :
- Vous êtes manager ? Formez-vous pour préparer et conduire l’entretien annuel d’évaluation de votre collaborateur.
- Vous êtes collaborateur ? Voici comment être acteur de votre entretien annuel.