Comment s'organiser pour gagner en efficacité ?
La métaphore du sous-marin

Gagner en efficacité au travail pour être productif et serein, répartir les activités dans le bon ordre voire en déléguer certaines quand c’est possible, trouver la concentration nécessaire à votre projet dans l’effervescence d’une vie d’équipe, atteindre les objectifs tout en passant une bonne journée… Que de challenges à relever au quotidien ! Et si vous preniez quelques minutes pour trouver des idées dans cet article ?

Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place

Le modèle du sous-marin

« Alerte, alerte… Situation de danger, extinction des lumières, nous entamons une plongée immédiate »… Voici l’ordre qu’en tant que commandant d’un submersible, vous venez de donner à l’équipage. Un danger s’est présenté, vous avez réagi vite, chaque sous-marinier doit à son tour manœuvrer vite et bien, dans le noir quasi total (pour éviter de se faire repérer).

Avec des gestes maintes fois répétés en exercice et du sang-froid chevillé au corps, chacun doit, sans réfléchir et instinctivement, retrouver sa place, ses outils, ses commandes. Et pour cela, chacun sait exactement où est sa place, où sont l’outil ou la commande nécessaires au moment utile.

Savez-vous pourquoi ? Parce qu’il existe une exigence, dans les sous-marins, se résumant par cette célèbre formulation : « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».

Dans son livre Du Terrible au Triomphant, la vie secrète des sous-marins, l’amiral François Dupont témoigne de sa dernière mission à bord du Triomphant, sous-marin nucléaire lanceur d’engins dont il avait le commandement. Son équipage de 111 hommes ne verra plus « tout le bleu du ciel » (dixit) pendant 70 jours, durant lesquels ils vivront dans l’obscurité des fonds marins, incognito et invisibles pour ne pas être repérés. « Chacun, par son activité, est un rouage essentiel » relate l’amiral. C’est l’ordre, la précision et la répétition qui garantissent la sécurité de tous.

L’on comprend ainsi pourquoi cet adage prend tout son sens, dans nos quotidiens sur la terre ferme, quand une situation inattendue va demander de concentrer son énergie, sa créativité et parfois son sang-froid pour imaginer une parade, une solution, une issue. Et ce, sans être freiné par des voleurs de temps, nécessairement agaçants quand il faut parer l’urgence (par exemple : mais où ai-je mis mon dossier ? pourquoi personne n’a fait les mises à jour sur cet ordinateur qui rame ? Qui a le numéro de Bob à la compta ?…).

Ce souci de l’organisation et du rangement a pour but de désencombrer l’esprit, de lui laisser de l’espace. Un espace d’accueil… de l’imprévu !

Comme dans un sous-marin, face à un imprévu, chacun doit pouvoir agir « les yeux fermés », immédiatement, sans parasitage, à la recherche d’une solution. En organisant en amont ce qui peut être anticipé, chacun conserve ainsi une disponibilité créative « d’invention », une capacité d’accueil et d’absorption des événements.

Alors bien sûr, une organisation « sous-marin » peut sembler stricte, rébarbative à initier, voire compliquée à maintenir dans la durée tant elle sollicite une discipline personnelle. Néanmoins, elle invite à la réflexion : c’est indéniable, sa précision permet d’affronter, avec un peu plus de sérénité, l’imprévisible.

L’imprévisible, c’est la norme, autant s’y préparer !

Nassim Nicholas Taleb (ancien financier sur les marchés boursiers, écrivain et professeur à l’Institut polytechnique de l’université de New York) propose dans son célèbre ouvrage Le Cygne noir (2007) la thèse suivante : le monde est présenté de manière artificielle et trompeuse par des théories scientifiques et économiques prétendant que, mathématiquement, les lois de de la probabilité sont infaillibles pour anticiper et prévoir les événements. C’est faux et impossible, écrit Taleb, le monde n’est pas prévisible : l’histoire est plutôt déterminée par des événements extraordinaires et imprévus, mais dont le caractère surprenant disparaît dès que l’événement est survenu.

Ainsi, il donne l’exemple de la découverte d’un cygne noir en Australie au XIXe siècle. Coup de tonnerre mondial car à cette époque les cygnes étaient tous supposés blancs. Et ironie de la situation : le terme « cygne noir » désignait jusqu’alors une observation jamais faite… !

Prévoir le prévisible pour accueillir l’imprévisible : d’abord optimiser l’existant

Est-ce réaliste d’imaginer « une place pour chaque chose » dans nos quotidiens d’entreprise ? A nos postes de travail ?
Et si cela l’est, quels en seraient les bénéfices pour soi ? Pour l’équipe ? Pour les managers ?
Quels en seraient les inconvénients ?

Attribuer une place à chaque chose, c’est finalement attribuer à cette chose une valeur propre.

Au travail, que cette chose soit matérielle (nos outils, notre plan de travail, notre bureau, les contenus de nos étagères, de nos tiroirs…) ou qu’elle soit immatérielle (des tâches, des habitudes, des projets, notre agenda… ou encore des tracas personnels), se questionner sur la place et l’importance qu’on lui donnera aura au moins deux vertus :

• Nous pousser à un état des lieux, autrement dit, une invitation à prendre du recul pour distinguer, dans ce qui nous envahit l’esprit ou ce qui est chronophage, tout ce que l’on pourrait organiser différemment pour se désencombrer.
• Nous amener à définir précisément ce que nous devons conserver, reprendre d’une autre manière ou écarter définitivement.

Pour accompagner cette réflexion et lancer de premières actions, des outils simples, des méthodes sont à la portée de tous. Leur finalité commune : identifier des priorités pour nous faire gagner en efficacité, contribuer à tenir le stress à distance. Voici quelques conseils, non exhaustifs, à s’approprier.

Pour planifier son temps

Concernant l’organisation la planification de son temps, l’indémodable matrice d’Einsenhower, en aidant à séparer l’urgent de l’important, nous amène dégager du temps, à alléger la charge mentale, à repousser le stress. La matrice permet de remettre à leur place les tâches qui nous incombent, pour organiser autrement celles qui peuvent être déléguées ou abandonnées. Découvrez

Pour organiser la « logistique »

Concernant une organisation plus matérielle, plus logistique, il est possible de s’inspirer des conseils de la papesse du rangement, Marie Kondo. Trier pour conserver seulement ce qui est utile ou qui nous procure une émotion positive (joie, fierté, amour, tendresse…) permet selon Marie Kondo, deux choses :

• S’alléger de ce qui est inutile ou source de stress, aérer l’espace et l’esprit, conserver l’utile.
• Nourrir un sentiment de satisfaction à avoir sous son regard un environnement où chaque chose a un sens et sa place dans notre cœur.

Nous vous recommandons la lecture de cet article proposant une synthèse des points clés de Marie Kondo, ou encore son livre Marie Kondo, la magie du rangement, dont la version Manga offre un instant tout aussi instructif que rigolo…

Pour les petits soucis de la vie quotidienne

Et pour les tracas personnels ? Nous avons une astuce à proposer, mais avant cela, laissez-vous porter par ce conte métaphorique, « l’arbre à soucis » (nous n’en connaissons pas l’origine, ni l’auteur).

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Un jour, j’ai retenu les services d’un menuisier pour m’aider à restaurer ma vieille grange.
Après avoir terminé une dure journée au cours de laquelle une crevaison lui avait fait perdre une heure de travail, sa scie électrique avait rendu l’âme, et pour finir, au moment de rentrer chez lui, son vieux pick-up refusait de démarrer.

Je le reconduisis chez lui et il demeura froid et silencieux tout au long du trajet. Arrivé chez lui, il m’invita à rencontrer sa famille. Comme nous marchions le long de l’allée qui conduisait à la maison, il s’arrêta brièvement à un petit arbre, touchant le bout des branches de ses mains.

Lorsqu’il ouvrit la porte pour entrer chez lui, une étonnante transformation se produisit. Son visage devint rayonnant, il caressa ses deux enfants et embrassa sa femme.

Lorsqu’il me raccompagna à ma voiture, en passant près de l’arbre, ma curiosité état piquée et je lui demandais pourquoi il avait touché le bout des branches de cet arbre un peu plus tôt.

« C’est mon arbre à soucis, » me répondit-il. « Je sais que je ne peux éviter les problèmes, les soucis et les embûches qui traversent mes journées, mais il y a une chose dont je suis certain, ceux-ci n’ont aucune place dans la maison avec ma femme et mes enfants. Alors, je les accroche à mon arbre à soucis tous les soirs lorsque je rentre à la maison. Et puis, je les reprends le matin ».

« Ce qu’il y a de plus drôle », il sourit, « c’est que lorsque je sors de la maison le matin pour les reprendre, il y en a beaucoup moins que la veille lorsque je les avais accrochés ».

”

Joli conte et belle leçon de vie, n’est-ce pas ? Alors, pourquoi ne pas faire de même et créer votre propre arbre ?

Par exemple, en écrivant vos soucis/tracas sur des post-it et en les collant ensuite sur le mur à l’entrée de votre bureau… Et si vous tentiez l’expérience sur une semaine, juste pour voir ? Peut-être que, comme dans le conte du menuisier, très vite, certains soucis/tracas se seront envolés de l’arbre ?

Des formations pratiques existent : le Gymnase accompagne vos équipes !

Au travail, un sentiment d’urgence parfois vous saisit : accumulation de projets, trop de tâches, objectifs intenables, niveau de concentration impossible… L’organisation de la journée, que vous aviez programmée avec méthode vole en éclats. C’est toute votre activité qui en pâtit.

Existe-t-il une formation proposant conseils et outils pour apprendre à optimiser efficacement une répartition, tâche par tâche de son activité ?

Bien sûr, il en existe même plusieurs :

• Formations en gestion du temps (et du stress !) pour comprendre notre propre mode de fonctionnement face au temps – ce qui nous rend productifs, ce qui nous pousse à la procrastination – pour distinguer l’urgent de l’important, fixer des priorités inamovibles… aussi planifier des pauses, nécessaires au désencombrement du cerveau et à la canalisation du stress…
• Formations en organisation personnelle en situation professionnelle pour optimiser son espace de travail, ses rituels….

Gagner en efficacité relève de méthodes et techniques permettant de mieux s’organiser à titre personnel, de gérer son temps d’une manière plus construite, de se concentrer sur les projets essentiels en menant des tâches pertinentes.

L’objectif : se sentir préparé et prêt pour déjouer les imprévus, avoir les ressorts pour agir avec aisance au quotidien, avec courage et moindre stress.

En présentiel ou en distanciel, nos formations apportent conseils et mise en pratique immédiate. Avec une priorité : partir de vos situations particulières grâce à une première analyse, ensemble et en groupe, de votre quotidien. Nos formateurs vous accompagnent, dans un second temps à établir un plan d’actions personnalisés. Vous repartirez avec de vraies pistes !

En attendant, découvrez nos modules e-learning proposant séquences d’observation, méthodologies et quiz d’entrainement :

Le saviez-vous ? Dans certains cas, un cycle de co-développement associé à une action de formation peut soutenir considérablement une équipe souhaitant prendre du recul et identifier des actions pragmatiques à tester sur le terrain. Et pour un gain de temps… le Gymnase propose d’animer le cycle en tout distanciel !

Pour en discuter ensemble, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous répondrons dans la journée !