L’e-mail est devenu l’un des principaux moyens de communiquer au travail. Mais aujourd’hui, beaucoup font un constat : nous recevons et envoyons trop d’e-mails ! Comment respecter quelques principes simples d’efficacité pour écrire tous ces e-mails et ainsi donner l’exemple ?
Comment communiquer efficacement par e-mail ?
« Interroger, c’est enseigner. »
Xénophon, philosophe de la Grèce antique
Communiquer par e-mail : quelques chiffres…
Selon Médiamétrie, en 2021 :
- On a dénombré 42,2 millions d’utilisateurs de l’e-mail en France
- Et près de 1,4 milliards d’e-mails envoyés chaque jour !
Au travail, selon une étude du McKinsey Global Institute, on passe 28 % de notre semaine de travail à lire, répondre et envoyer des e-mails.
Au vu du volume de ces e-mails, on comprend que certains « passent à la trappe » et ne sont ni lus, ni répondus… Alors, comment écrire efficacement pour que notre message soit visible et compris ?
Alors, que faire face à tous ces e-mails ?
Pour prendre de la hauteur face à ces tonnes d’e-mails, l’équipe du Gymnase du Management suggère 4 questions (parmi d’autres) auxquelles vous pouvez répondre :
- Sur les 10 derniers e-mails que j’ai écrits, quels sont ceux qui n’ont pas eu de réponses ?
- A qui et combien de personnes ces e-mails étaient destinés ?
- Quelle demande précise y était-elle formulée ?
- Combien de mots y avait-il dans ces e-mails ?
Peut-être trouverez-vous ces questions naïves voire « simplistes » ? Elles le sont surement un peu… mais il semble que les réponses ne sont pas toujours aussi immédiates que l’on pourrait imaginer… Faites l’exercice ! 😊
Et une première action pour communiquer efficacement par e-mail…
Il est à rappeler que ce questionnement est un préalable à toute volonté de faire changer la situation dans le sens voulu. Il existe bien évidemment une méthode concrète et pratique en 3 points, que les formateurs du Gymnase du Management vous invitent à découvrir dans le module « Comment efficacement par e-mail »
Et, comme indiqué dans la vidéo, la première action est de fixer un objectif à votre e-mail !
Pour aller plus loin :
► Pour visionner d’autres vidéos « how to », rendez-vous sur notre chaîne YouTube !
► Découvrir notre formation pour sensibiliser les managers aux risques psycho-sociaux