Stimuler la participation lors d’une réunion d’équipe n’est pas toujours aisé ! Donner du rythme, faire émerger les avis, encourager chacun à partager ses idées… En voilà des enjeux pour l’organisateur de la réunion.
Comment stimuler la participation en réunion d’équipe ?
Oui, surtout lorsque l’on sait que l’on passe en moyenne 18 heures par semaine dans 17,7 réunions (étude Otter.ai réalisée en 2022). L’habitude devient ainsi confortable… En réunion, elle produit un doux bruit de fond qui nous laisse sommeiller…
Alors comment réveiller les esprits ?
« Interroger, c’est enseigner. »
Xénophon, philosophe de la Grèce antique
La réunion : un peu boudée, beaucoup aimée
Si l’on reprend la statistique de l’étude Otter.ai ci-dessus, on peut en déduire que l’on passe près de la moitié de son temps en réunion. Vertigineux n’est-ce pas ?
Cela signifierait qu’on les aime ces réunions, non ?… Pas tout à fait… Les répondants de cette étude les jugent chronophages : ils estiment qu’ils pourraient facilement se passer d’1 réunion sur 3 (pas utile ou pas besoin de leur présence). 70 % d’entre eux reconnaissent même qu’ils mènent d’autres tâches pendant ce temps !…
Il semblerait donc que l’on fasse plus de réunions que nécessaires. Vous en avez sûrement déjà entendu parler : c’est ce qu’on appelle le phénomène de la réunionite aigue.
Mais si la réunion est parfois boudée, elle n’en reste pas moins un outil incontournable de communication dans l’équipe !
Elle est en effet un rendez-vous, ponctuel ou non, en présentiel ou en visio, aux multiples avantages. Elle permet notamment de se voir (en vrai ou par caméra !). Elle est aussi l’occasion de faire un point sur les objectifs : chaque membre de l’équipe peut partager les projets en cours, et connaître l’avancée de ceux de ceux gérés par les collègues.
D’où la nécessité d’avoir un échange constructif avec les participants !
Alors, en tant qu’organisateur (manager ou non), comment stimuler la participation en réunion ? L’équipe du Gymnase du Management vous propose un exemple ci-dessous.
4 questions pour prendre de la hauteur…
Imaginons la situation suivante : vous remarquez que vos collaborateurs s’endorment pendant les réunions… Vous voulez que ça change !
Pour prendre de la hauteur face à cette situation et stimuler leur participation pendant la réunion, l’équipe du Gymnase du Management suggère 4 questions (parmi d’autres) auxquelles vous pouvez répondre :
- A quoi j’observe que mes collaborateurs s’ennuient en réunion ?
- S’ils s’ennuient, c’est qu’ils ne se sentent pas concernés. Pourquoi ?
- L’objectif de mes réunions nécessite-t-il la participation de chacun ?
- Dès l’ordre du jour, comment solliciter/impliquer chacun ?
Peut-être trouverez-vous ces questions naïves voire « simplistes » ? Elles le sont surement un peu… mais il semble que les réponses ne sont pas toujours aussi immédiates que l’on pourrait imaginer… Faites l’exercice ! 😊
… Et une première action à mettre en place !
Rappelons-le : ce questionnement est un préalable à toute volonté de faire changer la situation dans le sens voulu : stimuler la participation pendant les réunions ! Il existe bien évidemment une méthode concrète et pratique en 3 points, que les formateurs du Gymnase du Management vous invitent à découvrir dans le module « Booster la participation en réunion d’équipe ».
Et, comme indiqué dans la vidéo, le Gymnase vous propose une première action : surprendre vos collaborateurs avec un nouveau format de réunion ! Découvrez quelques exemples en fin de vidéo.
Pour aller plus loin :
► Découvrez l’étude d’Otter.ai sur les réunions (en anglais)
► Dans la même logique, découvrez nos conseils pour réussir sa présentation orale
► N’hésitez pas à vous abonner à notre chaîne YouTube pour découvrir toutes les autres vidéos de notre série « Xénophon : interroger, c’est enseigner » !