Soft skills pour tous
Blended présentiel/distanciel
11 heures
Soft skills pour tous
Blended présentiel/distanciel
11 heures
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Comment organiser une réunion utile, qui fera dire à vos participants « j’ai bien fait d’y participer ! » ?
Comment animer, redonner vie à des réunions où l’ennui est palpable, en utilisant les ressorts de l’intelligence collective ?
Comment garder le cap (et son sang froid) quand les tensions apparaissent ?
Comment devenir un animateur reconnu pour son efficacité et ses réunions intéressantes ?
Nous appelons « réunion », dans ce parcours, le fait de rassembler, en un même lieu ou à distance, un groupe de personnes devant échanger et/ou produire ensemble. Il peut s’agir d’une réunion d’informations, d’une réunion de prise de décisions ou de construction d’un plan d’actions, d’un atelier de résolution de problèmes ou d’échanges de pratiques, d’une classe virtuelle, d’un webinaire etc.
Si la finalité de la réunion peut conditionner la façon d’en structurer le contenu, le secret pour en assurer une conduite tonique reste commun à tous les formats : solliciter, impliquer, donner la parole ! Pourquoi ? Parce qu’en faisant participer ses invités à la réunion, l’animateur les met en situation active, dynamique. Les esprits s’éveillent, la curiosité est piquée…
Les bienfaits d’une réunion participative sont nombreux : développement d’une culture du partage d’idées, du travail en équipe, de la communication des informations, valorisation de la parole de chacun, favorisation de l’intelligence et de l’efficacité collective… tout autant que le plaisir retrouvé à ces séances de travail !
Cela paraît évident… pourtant, l’enquête éloquente de YouGov x Comet Meetings menée en 2022 indique que 86% des salariés français s’estiment encore confrontés à des réunions inutiles ! Terrible constat qui donne tout le monde perdant : l’animateur perd son temps et son énergie face à un groupe, peu motivé et réceptif… Attention… le risque d’essoufflement et de démotivation est réel (voir notre formation Motiver ses équipes).
D’autres données sont disponibles, en voici 3 tout aussi surprenantes :
- 73% des personnes interrogées aimeraient que leurs réunions soient mieux organisées ;
- 68% des équipes en France n’ont jamais été formées à faire des réunions ;
- 51% des collaborateurs assistent parfois à des réunions sans savoir précisément pourquoi ils sont là.
Ces chiffres soulignent essentiellement un défaut de formation. Et finalement donnent de l’espoir : l’improductivité en réunion n’est donc pas une fatalité. En remettant la formation comme un impératif à l’efficacité des réunions, l’entreprise peut combattre la mauvaise réputation de ces temps de travail collectif… Vous savez, la fameuse « réunionite… » (on la dit parfois même « aigüe »).
Techniques pour maitriser les fondamentaux de l’organisation et du cadrage de réunion, techniques pour animer en réveillant les esprits et engageant la participation de chacun, méthodes pour fixer des objectifs concrets et surtout les atteindre en utilisant la force du groupe… Voici les axes principaux de la formation proposée ci-dessous.
Cible de la formation 🙋
La formation « Animer des réunions participatives » s’adresse à tous professionnels, débutants ou confirmés, en charge d’organiser, ponctuellement ou régulièrement, des réunions, en présentiel ou à distance.
Objectifs pédagogiques et compétences acquises 
À l’issue de la formation « Animer des réunions participatives », les apprenants sauront :
- préparer une réunion pour aller à l’essentiel
- réussir l’animation des premières minutes pour stimuler l’attention
- créer les conditions de l’implication, de la participation effective du groupe
- adapter leur mode d’animation à la réunion à distance
- garder le cap, notamment en situation délicate (réunion tendue, manque d’attention…).
Format et modalités de diffusion de la formation 📣
Format recommandé par l’équipe pédagogique : 11 heures de formation en blended learning, réparties sur 2 mois.
- 1 jour présentiel (7H)
- un parcours e-learning (2H)
- une classe virtuelle REX (2H)
Cette formation peut être réalisée en distanciel.
Quel que soit le format retenu (tout à distance ou blended-learning), le même formateur (ou la même formatrice) suit le groupe du début à la fin.
Apprenants en situation de handicap : nous contacter en amont pour envisager les solutions adaptées.
Programme de la formation « Animer des réunions participatives » 📝
Les formateurs du Gymnase ont articulé le programme autour de 4 séquences clés.
#Onboarding
- Présentation du parcours et du groupe (ice beaker)
- Recueil des attentes à l’égard de la formation
- Identification de situations types ou particulières sur lesquelles travailler en session
#1 Pourquoi rompre la routine en réunion ? Pourquoi faire participer ?
- 3 dangers de la routine en collectif : endormir le raisonnement d’autrui, annihiler la capacité d’analyse, encourager la paresse intellectuelle
- Exercices d’observation autour de 3 expériences de sociologie
- 5 bienfaits pour stimuler l’équation de la créativité E = Q x A
#2 Les fondamentaux de la préparation d’une réunion
- En amont une question indispensable : « doit-on vraiment de se réunir ». Quelles alternatives possibles ?
- 4 axes de préparation : quoi, qui, comment, avant la réunion ?
∵ Quoi : Objectif de la réunion centré sur l’intérêt des participants, ordre du jour en une phrase, messages et informations clés à communiquer
∵ Qui : personnes réellement concernées par l’objectif, leurs attentes, leurs éventuelles réticences, contribution attendue
∵ Comment : durée la plus courte possible, cadre (règles, consignes), mode d’animation, si supports visuels, contenus
∵ Avant la réunion : informations à communiquer aux participants, travail préparatoire
#3 Créer les conditions de la participation : structure-type d’une réunion collaborative
- Du début à la fin de la réunion : les 5 clés pratiques pour réussir l’animation
- L’indispensable clé de démarrage : avoir le réflexe T.O.M pour poser un cadre clair
- Focus sur la clé de l’incitation à participer : pratiquer l’équité entre chacun.
#4 Choisir ses outils d’animation en présentiel ou en distanciel
Cette séquence pédagogique se veut pratique, pour tester différentes approches en groupe. Chacun peut décrire une situation de réunion qu’il est amené à conduire : ces cas seront alors utilisés comme base de travail pour les exercices.
- Démarrer avec un ice-breaker : 12 formules impactantes pour lancer une dynamique partagée
- Faire produire : le format « brainstorming carte verte carte rouge » pour encourager le partage d’idées et de pratiques
- Maintenir l’attention en permanence : 8 « outils-réflexes » gagnants faciles à mettre en œuvre.
#Offboarding REX
- Partage, entre pairs, des mises en pratique terrain
- Synthèse collaborative des acquis
- Focus sur les points clés à retenir
- Actualisation du plan de développement individuel
#Ressources disponibles
Les participants repartent avec une synthèse PDF des ressources pédagogiques, techniques et méthodes utilisées durant la formation.
Pour demander une présentation :
Pédagogie 🧪
Comme tous les programmes du Gymnase, la formation « Animer des réunions participatives » s’appuie sur une pédagogie interactive, collaborative.
Le but ?
- Que les apprenants s’approprient rapidement les meilleurs réflexes pour anticiper et animer une réunion tout autant que pour en assurer un suivi a posteriori, garantir que les actions, projets ou planning décidés en collectif se mettent en place comme prévu.
- Que chacun reparte avec son plan d’expérimentation personnel.
En présentiel, comme en classe virtuelle et dans les modules e-learning, chaque participant est sollicité. Le groupe est challengé grâce à la diversité des séquences pédagogiques et la complémentarité des contenus :
- Des apports théoriques synthétiques, notamment sous forme de quiz, jeux, vidéo, pour donner une solide matière à penser, enrichir la culture générale.
- Des méthodes, techniques et outils pragmatiques pour démarrer une réunion en posant un cadre clair, pour affuter ses réflexes de « bonne » communication et faire face à toutes situations pendant l’animation, pour asseoir sa légitimité d’animateur…
- Des exercices et jeux de rôles pour s’entraîner grâce à une mise en situation concrète, qui permet d’adopter les bons réflexes et passer rapidement à la pratique.
- Des debriefs personnalisés pour enrichir la feuille de route.
- Des débats et échanges entre pairs basés sur les expériences et cas rencontrés par le groupe dans une dynamique d’apprentissage collaboratif.
- De courtes études de cas vidéo, issues du quotidien professionnel, pour créer des déclics.
- Des jeux en équipes, à partir des cartes exclusives du Gymnase – pour ancrer les concepts et leur donner corps dans la pratique.
Zoom sur les cartes du Gymnase du Management
C’est parce qu’associer la mise en pratique à des ancrages mnémotechniques renforce l’appropriation dans la durée des concepts et des outils, que le Gymnase du Management a créé ses propres cartes mémorielles. Elles sont manipulées tout au long de la formation par les participants eux-mêmes.
Cartes Communication
pour mettre des mots sur les façons dont on s’exprime et sur les effets que cela produit, et pour développer son répondant
Cartes Questionnement
pour développer son ouverture et sa capacité à explorer avec objectivité la vision, les pensées, ressentis, contraintes, besoins… de son interlocuteur
Cartes Émotions
pour développer son empathie en identifiant les émotions qui peuvent intervenir dans un échange
Focus « entreprise apprenante » : retour dans le poste de travail !
Les 15 dernières minutes de la formation sont consacrées à la rédaction d’un mémo d’étonnement.
L’objectif ? Amener chaque apprenant à partager, par exemple lors d’une réunion, ses découvertes, acquisitions, surprises…. Une façon pour lui de mieux ancrer les savoir et de contribuer à l’apprentissage collectif.
D’une pierre deux coups : le participant apprend, ses collègues aussi !
Modalités d’évaluation de la formation 🎓
La formation débute par une grille d’auto-positionnement. Les différents indicateurs permettent à l’apprenant de faire le point sur la situation : il liste ainsi ses compétences au début de la session, et repère ses objectifs à atteindre (gagner en efficacité, adopter de nouvelles techniques d’animation, ajuster le temps des réunions, etc.). Cette auto-évaluation est réalisée à distance ou en présentiel, selon la modalité choisie.
Une fois la formation terminée, chaque participant est amené à évaluer sa satisfaction quant au contenu des modules e-learning, l’animation par le formateur, etc… via un questionnaire à chaud.
L’entreprise est également invitée à donner son avis quant au projet de formation mené avec le Gymnase du Management. Le questionnaire d’évaluation porte sur la qualité de la relation professionnelle, la mise en place du projet, la communication avec l’équipe pédagogique, la réponse apportée aux besoins et attentes, …
Avis des apprenants des précédentes promotions ❤
Les apprenants ayant déjà suivi la formation lui ont attribué la note suivante.
Niveau de satisfaction globale :
4,4 / 5
Voici des extraits des verbatims recueillis.
« Cette formation regorge d’idées et de fiches qui aident à mieux gérer, préparer, animer et appréhender une réunion (quelque soit le type : atelier, information, décision, projet…). »
« Merci pour cette super formation qui nous donne toutes les pistes pour le bon déroulement d’une réunion : rendre une réunion intéressante pour les participants, interpeller les participants lorsqu’ils sont distraits pendant une réunion, des techniques pour communiquer au cours d’une réunion, etc. »
« Je suis particulièrement satisfait de la formation, j’ai noté plein de techniques pour motiver mon équipe dans les réunions, mais aussi gérer mon stress. Merci !! »
« Très bonne formation qui donne des techniques pour animer sereinement et savoir faire face aux éléments perturbateurs, aux passifs… »
« Une formation synthétique, claire et illustrée. Avoir des exemples concrets est très parlant. L’alternance de vidéos et de questions donne un rythme à la formation qui reste ludique. »
« Merci pour tous les conseils pertinents ! J’ai noté avec soin les 9 règles pour bien cadrer une réunion à distance. »
« Beaucoup de techniques d’animation et de traitement des conflits. Je retiens de ne pas craindre l’opposition, elle est constructive 🙂 Donc comprendre l’autre avant de vouloir le faire adhérer. »
« La formation m’a apporté de vraies réponses aux problématiques que je rencontre régulièrement en réunion. Votre programme m’aidera pour la suite et me donnera plus d’assurance en moi face à des situations parfois compliquées face à des collègues ! »
« Merci pour les méthodes claires que vous nous avez partagées, qui permettent de passer de la théorie à la pratique, et donc, de s’améliorer ! »
« Pour une formation e-learning, bon combo théorie/pratique avec illustrations concrètes / mises en situation et quiz pour voir ce que l’on retient et/ou avons compris des modules. »
Mise à jour Février 2024.
À distance ou en présentiel : même logique !
Que les réunions se tiennent à distance (classe virtuelle ou en format hybride), ou en présentiel, le travail à fournir pour en animer la session avec efficacité reste exactement le même. La formation du Gymnase s’attache à :
- donner les outils « universels » d’animation : chacun repart avec une boite à outils qu’il utilisera à son gré sans se préoccuper du format. Attention, bien que les formateurs sont tous utilisateurs et familiers de supports tels que Teams, Zoom, Google Meet et sauront répondre à des questions pratiques (comment lancer un sondage, créer des sous-groupes etc…), la formation ne porte pas sur la manipulation technique des logiciels de visioconférences ;
- créer le réflexe de l’implication des participants : nos formateurs s’emploient à tordre le cou aux a priori véhiculés notamment par la notion de distance (« on ne peut pas animer vraiment quand on n’est pas ensemble, à quoi bon impliquer ? »). Ils s’emploient à pousser chacun à dépasser de fausses évidences pour « aller chercher » les participants semblant en retrait « s’il ne participe pas, c’est qu’il n’a rien à dire. Ou qu’il n’a pas envie de parler ».
Le Gymnase aime rappeler que à distance ou en présentiel, l’efficacité d’une réunion répond à de mêmes logiques :
- Logique de structuration : préparer en amont, animer en live, suivre les actions décidées, a posteriori.
- Logique de précision des objectifs : donner du sens à la finalité collective de la réunion, à la justification de la présence de chacun passe par une même question « à quoi saurai-je concrètement à la fin de ma réunion que son objectif est atteint/non atteint » ?
- Logique d’attention aux participants : animer en donnant la parole, impliquer dans des actions dynamiques, observer sans cesse les réactions notamment non verbales.
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A propos du Gymnase du Management
Expert en solutions d’apprentissage continu et multimodal, sur étagère / sur mesure : des programmes tutorés d’entraînement et partage de pratiques en blended learning, en séquences pédagogiques courtes, 100% interactives.
Parce que les soft-skills font une vraie différence, que le développement de soi et des autres est une œuvre permanente !